Aктуално и интересно

Изборът на място за фирмено събитие в София изглежда лесен, докато не започнат въпросите.

Колко души побира залата? Има ли дневна светлина? Къде ще бъде coffee break-ът? Можем ли след конференцията да организираме коктейл? Има ли техника? Какво ще правят гостите вечерта? А къде ще отседнат колегите от чужбина?

Добрата локация не е просто пространство с достатъчно столове. Тя трябва да работи за целия сценарий на събитието.

1. Първо определете какво трябва да постигне събитието

Board meeting за 12 души и annual company meeting за 120 души имат напълно различни изисквания.

Преди да търсите локация, определете основната цел:

• среща или workshop;
• обучение;
• конференция;
• презентация;
• product launch;
• networking event;
• company celebration;
• комбинация от business и social програма.

Това значително стеснява избора.

2. Капацитетът не е просто максимален брой гости

Зала за 100 души не означава непременно, че тя е подходяща за вашите 100 души.

Подредбата има значение.

Theatre, classroom, boardroom, U-shape, cabaret и cocktail форматите изискват различно пространство.

Когато разглеждате конферентна зала в София, поискайте капацитетите за конкретната подредба, която планирате.

3. Централната локация може значително да увеличи attendance

Особено при събития в работен ден.

Колкото по-лесно гостите могат да стигнат до мястото с метро, градски транспорт, такси или пеша от централните бизнес зони, толкова по-малко логистични проблеми създавате.

При международни участници централният хотел има още едно предимство – accommodation, meeting и social programme могат да бъдат на едно място.

4. Техниката трябва да бъде част от първия разговор

Екран, проектор, микрофони, озвучаване, Wi-Fi, video conferencing, осветление.

Не оставяйте техническите въпроси за седмицата преди събитието.

Ако организирате hybrid meeting или международна конференция, проверете предварително и възможностите за допълнително техническо оборудване и support.

5. Coffee break-ът също е част от събитието

Понякога най-полезните разговори на една конференция се случват извън залата.

Затова foyer пространството, coffee breaks, lunch и възможностите за networking заслужават също толкова внимание, колкото самата meeting room.

Добре организираното F&B не прекъсва програмата – то я допълва.

6. Какво се случва след последната презентация?

Това е въпрос, който често се задава твърде късно.

Ако участниците вече са заедно, защо събитието трябва да приключи в момента, в който презентациите свършат?

Cocktail reception, private dinner или informal drinks могат да превърнат стандартния business event в много по-пълно преживяване.

Особено при международни екипи social частта често е също толкова ценна, колкото официалната програма.

7. Една локация или няколко?

Преместването на 80 души от конференция към ресторант, а след това към хотел, означава транспорт, време и допълнителна организация.

Затова при по-комплексни корпоративни събития в София има смисъл да проверите дали meeting rooms, ресторант, бар и accommodation могат да бъдат комбинирани на една локация.

Това не означава всичко да изглежда еднакво.

Напротив – добрата локация позволява денят да премине през различни атмосфери, без гостите да напускат сградата.

Meetings, events & after-hours в Rosslyn Central Park Hotel Sofia

Rosslyn Central Park Hotel Sofia комбинира хотелско настаняване, Rosslyn Conference Center и Divine Bar & Dine на централна локация на бул. „Витоша“.

Това позволява различни сценарии – от самостоятелна бизнес среща или конференция до цялостна програма с accommodation, meeting, lunch, cocktail reception, private dinner или DJ вечер.

Идеята е проста: едно събитие не е задължително да бъде само една зала.